Aplicación de la metodología "Lean" en bibliotecas y centros de documentación

Abstract

El sector de las Bibliotecas y Centros de Documentación en España ha estado siempre más centrado en criterios cuantitativos que cualitativos. La aplicación de herramientas de gestión, cuyo principal componente sea medir y mejorar todos los procesos implicados en la gestión documental es relativamente reciente. Sin embargo, los profesionales del sector son cada vez más conscientes de su relevancia, por lo que la aplicación de metodologías apropiadas a esos objetivos es cada vez más importante. El trabajo que aquí se presenta constituye un análisis de los principios y etapas de una herramienta de calidad concreta, Lean, anteriormente empleada en sectores tan dispares como las diferentes industrias, el emprendimiento, la gestión de hospitales, etc., y su aplicación a bibliotecas y centros de documentación. Los principios se centran, en primer lugar, en la localización de los diferentes tipos de desperdicios que se pueden dar en los procesos y en su eliminación. A continuación, en la eficiente gestión de los recursos humanos, con el fin de llevar a cabo la mejora continua. En tercer lugar, analizar el empleo de las herramientas Lean en diferentes procesos bibliotecarios, y cómo aplicarlas en las distintas etapas. Estas etapas incluyen la evaluación de las unidades de información, su planificación estratégica y la gestión de los procesos bibliotecarios con herramientas Lean con el fin de eliminar desperdicios y hacer más fluidos los procesos. Así se dará un mejor servicio a los usuarios de los distintos tipos de unidades de información.

The Spanish sector of Libraries and Documentation Centres has always been more focused on quantitative criteria than on qualitative ones. The application of management tools, whose main component is to measure and improve all the processes involved in document management, is relatively recent. However, documentalist professionals are increasingly aware of their relevance, so that the application of the appropriate methodologies to those objectives are becoming more and more important. The paper presented here constitute an analysis of the principles and stages of a Lean quality tool —previously implemented in various sectors such as manufacturing, startup, management of hospitals, etc.—, and its application to libraries and documentation centers. First of all, the principles focus on finding different types of waste that can arise from the different processes, and on removing them. Next, they focus on the efficient management of human resources, in order to carry out a continuous improvement. Thirdly, it moves on to analyze the use of Lean tools in different library processes, and how to apply them in the different stages. These stages include the evaluation of information units, their strategic planning, and the management of library processes, using Lean tools in order to eliminate waste and make the processes smoother. Thus, an enhanced service will be provided to users of the different types of information units.